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‧ 時間：2007/11/26
‧ 地點： Historical Foundation of Canada, Toronto
‧ 與會人員：James. Marsh、Trish Lyon、王榮文、曾志朗、李戊崑、廖妮倪、詹宏志、杜麗琴、許景麗、許碧純 |
加拿大百科的規模
在多倫多員工有兩人，其他人則分佈在加拿大各地。
共有四個辦公室分佈在全國。
計畫的起源：
當初我們並沒有針對學科做出主要的分類，不過最後還是產生了160多個學科。在各學科之間，必須要做出好的連結與解釋，同時決定由誰來撰寫最適合。另外在加拿大我們有國會圖書館，他們好幾年前就曾經針對學科的分類法做過研究，我們主要是採用他們的分類方式做為參考。
關於字數規劃必須先最好準備，不然每個編輯最後產出的字數會不一樣。
當我們1980年開始編輯加拿大百科的時候，我也在摸索應該如何開始，想找到一個最好的方式，這個方式必須要有彈性，能夠盡可能收集到最多的文章。
先由六、七個資深編輯分別負責多個學科，他們一開始先和顧問合作，從上而下來工作。以政治學來說，我請了八位加拿大最好的政治學研究者當顧問，他們會告訴我們的編輯哪些東西很重要，或是需要再增加什麼，然後產生一份內容清單。
初期曾遇到的困難是，和學者們溝通某些東西是一般民眾想要知道的，特別是和流行文化相關的內容。而身為一個主編，我必須要注意是否所有的面相都被包含近來，並讓這些內容取得平衡。
關於字數的掌控也很重要。現在很容易的藉由電腦算出每篇文章有幾百、幾千字，但是如果在我們在開始編寫時沒有一個最後的粗估數量，最後會演變成一場大災難，有時候我們只需要300字，結果卻來了一篇15000字的文章。這是很容易發生的事。
我也會請幫忙整理清單的這群顧問，協助我們審查文章，因為他們是從頭和我們一起合作的人，我們會付他們錢，但不是很多。學術研究是很獨特的工作，我自己從事過所以知道。舉個例子來說，你問一個加拿大最好的歷史學家：我們應該收錄什麼樣的文章？他可能會給你幾個主題，或是列出一串清單；但如果今天我雇用一個研究助理，列出一份相同的清單然後拿去給學者看，他們便有可能產生一些激烈的回應。我們需要的就是這種互動的反應，這也正是學者們在行的工作，對其他的文章作批評與回應。
我想我們最後總共雇用了大約450位顧問。我們一開始只有十個人，那是在最初期的時候，可能目前你們正在這個階段，由幾個頂層的學者來代表整個計畫；然後第二階段，許多顧問開始加了進來，可能100、200個人，隨著計畫的進行，這些顧問也會提供意見，這邊或那邊應該要再增加東西，就像一顆樹逐漸開展一樣。
我也會請研究人員到圖書館去蒐集資料，比方說我們想某篇文章的作者是誰，等找到作者我們就會邀請他加入我們的團隊，這樣一來就可以找到我們需要的人了。在加拿大，我發現學者們都很熱心。
加拿大百科做到最後，共有約約3500位撰稿者。每次改版時都會有更多的撰稿者加入我們。這對我們來說是很重要的，因為加拿大是一個很組成很複雜的國家，每個地區的特性也很不同。我必須確定每個地區的資料都是公正確實的，不然就會失去公信力，這是很困難的事。
做完內容平衡的工作之後，另外一件非常重要的事，就是要寫一篇很完整、很好的文字介紹撰稿者。
在撰稿者開始寫作前，要讓他們瞭解這為一般人在寫作，他們必須遵守我們所立下的規範，比方說我們告知希望能寫一篇五百字的文章，他們也許會忽視你的意見，但是我們仍然要聲明我們的立場。
當截稿時間超過很久時，我們必須判斷是否應該找其他人來替代。如果可以找到熟悉某一主題的撰稿者，可以節省我們很多時間。有時候一個人就可寫完大部分和鳥相關詞條。
收錄範圍的選擇：
一件很有趣的事是，當我們將範圍訂在「世界」時，事情反而比較容易，比方說：什麼才算是加拿大魚類？對我來說，什麼是「加拿大的」才是一個困難的決定。在某些領域中，對我來說，每件事都可當作是加拿大的，所以歷史是容易的，地理也很容易。
那物理要怎麼處理呢？我希望是能帶到一般性的知識，同時強調加拿大貢獻的方式來處理，比方說著重加拿大科學家在黑洞研究上的貢獻。對於這樣的選擇標準，在一開始的就必須非常清楚。另外再以哲學作例子，如果有人在大英或其他百科全書中看到關於倫理學的文章，當他想知道加拿大哲學家的在這方面的貢獻，就可以來看我們的產品。
當我們注重某個學科應收錄什麼內容時，同時也要瞭解讀者想要閱讀的內容是什麼。在我們所接到的1000名的讀者來信中，90-95％以上的讀者都是對於傳記的內容感到興趣。我們可以從線上百科看到讀者還是會閱讀其他的文章，但是主要的興趣還是在和「人」有關的事物上，不論我們如何強調其學術性，人物和傳記都是百最重要的內容之一。
基金會的經費來源：
我們的計劃是從亞伯達省所開始的，首先是一家亞伯達省的出版公司僱用我來編輯百科全書，然後我們開始進行商業活動，大概到了2000年，開始出現線上版。現在我們有來自加拿大政府的支持，支付每年的編輯費用，因為政府覺得這是一個國家認同的重要工作，同時也可以讓世界上其他人認識加拿大。
如果討論政府在一個計畫中應扮演什麼角色，可能和每年資料更新有關。如果是一個普通的出版計劃，當書出版後計劃就結束了，但是對百科全書來說，這才是剛開始，特別是如果你們也想和我們一起經營線上版的網站。到時就會有很多行政或其他的費用出現。
依照我的看法，你們可能會遇到的一大困難就是很短的工作時間，如何快速找到人來寫文章，以及一些其他後續的處理工作，依照你們的時間計劃來看，是很急促的。還有一些配圖的工作，有些工作可以立即開始，你們可能已經有人在處理這些事，不過這些聽起來很耗費人力。我們之前也曾經聘請過全職的人來繪製地圖。
另外有件對我們在商業上很有幫助的事：預先銷售(pre-sale)給一些教育機構，告訴他們應該買或訂購這些產品。或者，我們也有做過一件事，告訴石油公司，你們應該買這些百科全書送給學校。
族群議題：加拿大也是一個擁有許多不同文化背景的國家，你們是如何處理這樣的主題呢？
有許多不同的方法，其中之一是建立各種層次的主題(certain level of subjects)，檢視是什麼東西造成我們的自我認同？我們收錄關於加拿大各族群歷史的文章，中國人、羅馬尼亞人、韓國人…等。
同時要注意他們是否有屬於自己的文學發展，像加拿大就有義大利裔作家或是來自加勒比海的作家；或是有些族群有自己獨特的教堂文化。辨認出這些具文化意涵的事物。
傳記也是另一種重要的方法。了解不同族群的人如何讚頌他們的英雄，如何表達他們自己。大部分的人在檢視百科全書時，會先注意到沒有的東西，而不是已經有的東西，所以在可能的範圍內盡量涵蓋資訊。加拿大總共有73種不同的語言，彼此有很大的不同….
1985年後因為加拿大政治情勢的改變，工作團隊對於原住民議題的態度和處理方式也跟著調整。Ex：對名字的稱呼方式。
我們也邀請原住民為百科全書撰寫內容。以他們熟悉的語言描述他們的歷史。
對加拿大來說，沒有一個絕對的中心思想認同，每個族群都保存了他們的獨特性。
人物的收錄原則：
對加拿大百科來說，我們很關心誰是在這出生，他們又對這塊土地作了什麼貢獻？ex：前往好萊塢的加拿大人發展情況，也是我們關心的主題之一。
即使人不是在加拿大出生，但只要對加拿大有做出貢獻，依然會予以收錄。
為線上版網站做準備：
metadata coding：如果產品有成立線上版的計畫時，在一開始的時候，最好就能將metadata帶入文章當中，這樣可以減少未來重新做資料回溯資料的人力。
在訓練編輯的初期，要讓他們都瞭解metadata（不一定是使用全部但要瞭解），以免將來因為不同的標準造成資料的誤差。
建立紙本文字資料，和國際標準之間的關連性。一旦此種關係建立後，不管是以前的或現在的資料都可與國際接軌。
百科全書的維護工作：
subject editor：專門負責收集各學門的新資訊，書、新聞、政策…等
詞條的更新：政策方面的修改可立即更新，若是文學、建築其他領域，每年會選擇一個領域，重新檢視所有的內容，看是否有需要增補的地方。
基金會如何評估自我的價值：
目前還是依賴國家的經費，無法靠基金會本身來自行營運。
我們會檢視網站流量，大部分的人都會重複造訪我們的網站。這可以對我們的贊助者證明我們的努力，我們有大約25％的讀者是從紙本書而來的。
你們的組織是如何開始運作的？
一開始是由私人出版社的商業營行為開始經營，後來這個出版社老闆將我們賣給另一個出版社，然後有一個人捐錢給我們並成立了歷史基金會，然後又有政府的經費進來。
目前我們並不是一個可以買賣的機構，而且根據我的看法，未來所有的百科全書應該都會是線上版，這是一種趨勢。
青少年版百科全書：
內容較少，文字較簡單，以孩童和學生為對象。主要撰稿者為作者而非學者。
一般成人讀者也喜歡閱讀青少年版的百科全書。
線上版的優勢：
當我們在看內容的時候，一旦看到有興趣的東西，就可以直接連結過去，這是一種完全不同的閱讀方式。
搜尋的功能強大。
電腦可以建立自動索引，紙本版的索引相較之下比較沒有效率且笨重。
內容如何編寫：
雖然一直強調傳記的重要性，但是在台灣大百科的計畫中，傳記寫作不是預期的方式。
若是台灣大百科的撰稿者大多為學者，採學術式寫作，可以從期刊文章中下手，或者圖書館員也可能對我們有幫助。
雖然很多的百科全書對人的收錄原則是不紀錄活者，但是為了考量讀者的興趣，我們仍會記錄運動選手這類的名人資料，但是我們會設定一些收錄標準，只有達到標準才會被考慮放入百科全書裡。
關於「人」的報導，不僅在百科全書中是很重要的，甚至我們每天的報紙媒體中，也有很多關於人的報導。
當在考慮傳記在百科全書中的重要性時，或許我們可以從讀者的觀點來看。誰是我們的主要讀者，他們會想要看什麼內容？